La Région Auvergne Rhône-Alpes est attachée au respect de la vie privée de ses usagers. En application du règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) – UE 2016/679 du 27/04/2016, nous vous communiquons ici les informations les concernant.
Dispositions générales communes à tous les Services proposés par expression.auvergnerhonealpes.fr
- L’utilisation du Site et des Services associés peut nécessiter la communication d’informations personnelles par l’Usager. Les dispositions qui suivent s’appliquent, de manière générale, à tous les traitements de données à caractère personnel alors mis en œuvre.
- La Région s’engage à se conformer aux dispositions relatives au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles qui lui sont légalement applicables, parmi lesquelles la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « Loi Informatique et Libertés ») et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD »).
- La Région, en sa qualité de responsable de traitement au sens de l’article 4 du RGPD, s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des informations fournies par l’Usager.
- Les informations que la Région est amenée à recueillir proviennent de leur communication volontaire par les Usagers par saisie dans les espaces d’expression de la plateforme, questionnaire, enquête, vote, contribution, proposition.
- Chaque formulaire en ligne limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire (principe de minimisation des données) et indique notamment :
- quels sont les objectifs du recueil de ces données (finalités) ;
- si ces données sont obligatoires ou facultatives pour la gestion de la demande ;
- qui pourra en prendre connaissance ;
- les droits Informatique et Libertés et la façon de les exercer auprès de la Région.
- les adresses électroniques (ou courriels) ainsi recueillies ne servent qu’à transmettre les éléments d’information liés aux demandes ou aux concertations réalisées par la Région. Par conséquent, sauf stipulation contraire directement mentionnée sur le formulaire de saisie des données, les adresses électroniques collectées ne font l'objet d'aucune cession à des tiers de la part de la Région.
- Seuls les agents habilités de la Région agissant dans le cadre strict de leurs missions et les destinataires habilités ((modérateurs et administrateurs le cas échéant) ont accès aux informations ainsi recueillies
- Les informations personnelles recueillies dans le cadre des Services proposés par la Région sont conservées conformément aux règles prescrites par les Archives et pendant une durée justifiée par la finalité de leur traitement.
- Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre des Services proposés par la Région sont traitées selon des protocoles sécurisés et permettent à la Région de gérer les demandes reçues dans ses applications informatiques.
- L’Usager peut demander la résiliation de son compte en envoyant sa demande à l’adresse mail support@id-city.fr. Seules sont alors conservées les informations anonymisées permettant de répondre aux besoins statistiques du Site.
- Finalités/objectifs
Dans le cadre de l’élaboration et des modifications des schémas régionaux, de ses politiques xxxx incluant les concertations citoyennes , la Région vous invite à vous exprimer sur les grands projets
- Les données personnelles concernées
Les données à caractère personnel recueillies par la Région de la plateforme iD City sont en lien avec les finalités décrites ci-dessus et permettent également :
- La création de votre compte utilisateur de la plateforme (cf. les CGU applicables)
- Le recueil de vos votes, réponses et propositions visant à l’amélioration des services qui vous sont proposés et aux projets régionaux soumis à consultation,
- L’envoi des informations relatives aux conférences, ateliers, réunions, gérer votre compte « utilisateur » sur la plateforme et votre vote, vous communiquer les restitutions des ateliers et conférences ;
- La gestion des actions de communication, sous réserve de l’obtention de leur consentement*, sur des évènements ou des partenaires soutenus par la Région ;
- Les données collectées sont vos :
- nom / prénom / adresse mail/ nom d’utilisateur
- qualité en tant que participant
- nom de votre structure et fonction
- Code postal de votre commune
- données de connexion et de navigation (adresse IP, logs, )
Sauf mention contraire, le recueil obligatoire des données nécessaire à la réalisation de la consultation est indiqué par un astérisque (*). En cas de non-renseignements des données la Région ne sera pas en mesure de prendre en compte les contributions exprimées.
- Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.
8. La base juridique du traitement de vos données
Le traitement est fondé sur la mission d’intérêt public dont est investie la Région ou son intérêt légitime ou son consentement*
9. Les destinataires des données
En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de toute ou partie des données :
- Les services habilités de la Région Auvergne-Rhône-Alpes,
- Les partenaires de la Région Auvergne-Rhône-Alpes,
- Les sous-traitants autorisés de la Région Auvergne-Rhône-Alpes
- Les contributeurs de la plateforme,
- Les usagers de la plateforme lorsque les consultations sont publiques.
10. Transfert hors UE : aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.
- Actuellement, aucun service hébergeant des données personnelles hors de l’Union Européenne n’est utilisé par le Le Sous-traitant à part Google Analytics. Le Sous-traitant peut faire appel aux services des entreprises basées hors de l’Union Européenne vers qui sont sous-traitées les données pour répondre aux demandes du Responsable de traitement. Dans ce cas, le Responsable de traitement est tenu d’en faire mention dans ses CGU.
- Actuellement le service externe Sendinblue (https://fr.sendinblue.com/) est utilisé pour l’envoi des mails de création et/ou validation de compte, mails de notifications (changement du statut d’une proposition, modération d’un commentaire, validation de votes), newsletter ou toute demande de mail de la part du Responsable de Traitement (dont l’usage est spécifié dans ses CGU).
11. Durée de conservation des données
La Région Auvergne-Rhône-Alpes conserve les données collectées vous concernant aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité poursuivie par le traitement et en accord avec la législation applicable.
- Les contributions apportées lors des consultations pour l’élaboration des schémas régionaux ou autres (questionnaires, compte rendu de réunions, proposition, synthèses, bilans) sont conservées 10 ans,
- Les données relatives à la gestion des demandes d’information sont conservées pendant 2 ans à compter du dernier contact,
- Les données relatives à l’inscription et à la participation d’une personne à un événement lié au Schéma xxxx ne sont pas conservées au-delà de 3 mois à compter de la date de l’événement. Les coordonnées de la personne concernée sont conservées pendant une durée de 18 mois à compter de la date de l’événement, pour lui proposer de participer à la prochaine édition de l’événement, sauf opposition de sa part,
- Les données relatives aux enquêtes de satisfaction des usagers sont conservées 6 mois à compter de la fin de l’enquête,
- Dans le cadre des communications relevant de la communication institutionnelle ou de la communication sur des événements ou partenaires soutenus par la Région, les données de contact seront conservées 3 ans à compter du dernier contact ou jusqu’à opposition/désinscription de la personne concernée,
- Compte utilisateur : se reporter aux CGU
À l'issue de cette conservation (liée au traitement), les données sont archivées, supprimées ou anonymisées (à des fins statistiques) dans la limite et les conditions prévues en matière de respect des obligations légales, en particulier celles issues du Code du Patrimoine.
12. Droits sur vos données personnelles
- Dans les conditions prévues par le RGPD et la Loi Informatique et Libertés, l’Usager dispose, à l’égard de ses données à caractère personnel recueillies par la Région, des droits d’accès, de rectification, d’effacement, à la portabilité de vos données ainsi que d’un droit à la limitation du traitement.
- Vous disposez également du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique ou la réalisation des intérêts légitimes poursuivis par la Région Auvergne-Rhône-Alpes.
- Vous disposez du droit de formuler des directives générales ou particulières concernant la conservation, l’effacement et la communication des données post-mortem vous concernant.
13. Exercice de vos droits
Afin d’exercer ses droits sur les informations le concernant, l’Usager/contributeur peut s’adresser au Délégué à la protection des données (DPO) :
Par courrier : Région Auvergne-Rhône-Alpes
A l’attention du délégué à la protection des données (DPO)
101 cours Charlemagne – CS20033
69269 Lyon Cedex 02
Par courriel : dpo@auvergnerhonealpes.fr
Pour toute information sur les traitements de données personnelles, il pourra vous être demandé de joindre tout document permettant de prouver votre identité. La demande contient la copie d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport, par exemple), un courrier signé mentionnant les nom et prénoms du demandeur, l’objet de la demande et, dans la mesure du possible, le contexte dans lequel cette collecte de données personnelles a été effectuée, ainsi que l’adresse mail ou postale à laquelle la réponse doit être envoyée.
Vous disposez également du droit, quand cela est rendu nécessaire d’introduire, une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), soit par voie postale, Commission Nationale Informatique et Libertés 3, place Fontenoy – TSA 80 715 – 75 334 Paris cedex, soit par courriel sur www.cnil.fr.